Zit je in het bestuur? Dan kun je dit meteen op de agenda zetten.

De drie onderdelen van het beheer

Financieel beheer — bijdragenota's volgens de verdeelsleutel uit de splitsingsakte, automatische incasso, betalingen afletteren en een debiteurentraject dat geen stap overslaat. Hier gaat in de praktijk het meest mis; zie achterstallige bijdragen innen. Welke stukken er verder bijgehouden moeten worden, staat in wat een VvE moet bijhouden.

Technisch beheer — meldingen aannemen (ook 's nachts, want lekkages houden geen kantooruren aan), bepalen of iets gemeenschappelijk of privé is op basis van de akte, werkorders binnen het mandaat van het bestuur, en het meerjarenonderhoudsplan actueel houden.

Bestuurlijk beheer — de ALV-cyclus teruggerekend vanaf de vergaderdatum, quorum op breukdelen, stemtellingen getoetst aan de vereiste meerderheid per besluittype en een besluitenregister. Zie ALV-termijnen en quorum. Je hoeft dit niet zelf te doen: wat je aan een beheerder kunt overdragen en wat bij het bestuur blijft, staat in VvE-beheer uitbesteden.

Wat kost VvE-beheer?

Marktprijzen liggen tussen de € 12,00 en € 25,00 per appartementsrecht per maand, exclusief btw — en dat is zelden het hele verhaal: er komen vaak toeslagen bij per brief, per extra vergadering of per uur meerwerk. Hoe dat tarief is opgebouwd lees je in wat kost een VvE-beheerder. Bij ons is het één bedrag per appartement, zonder toeslagen, en het eerste jaar gratis; zie de pagina over de kosten.

Waar het misgaat

Vereniging Eigen Huis vroeg eigenaren naar hun VvE-beheerder en kreeg ruim vijfhonderd reacties; ongeveer driekwart was negatief. (NOS, 18 juli 2023) De rode draad is drieledig: slechte bereikbaarheid, eigenmachtig handelen zonder inzicht en gebrek aan kennis van het eigen reglement. Het beroep is bovendien onbeschermd — iedereen mag zich VvE-beheerder noemen. De volledige analyse, met wat je eraan kunt doen, staat in klachten over je VvE-beheerder.

Ons antwoord daarop is een ander ontwerp, geen belofte van betere mensen: agents doen het uitvoerende werk binnen regels die uit jóuw akte komen, elke handeling verwijst naar het artikel waarop hij berust, en wat de wet aan bestuur of vergadering voorbehoudt komt altijd bij een mens.

Overstappen of zelf blijven doen?

Ontevreden besturen blijven gemiddeld te lang hangen: opzeggen voelt als een project. Het is er ook een — maar een overzichtelijk project met drie stappen: besluit in de vergadering, opzegbrief binnen de termijn, dossieroverdracht. Zie VvE-beheerder opzeggen en hoe een overstap bij ons verloopt. Voor kleine VvE's die twijfelen tussen uitbesteden en zelf doen: VvE-beheer voor een kleine VvE.

Is jullie VvE nieuw, of heeft ze nog nooit een beheerder gehad? Dan is er niets om van over te stappen, maar wel veel tegelijk te regelen. Zie VvE-beheer voor een nieuwe VvE.