Reservefonds VvE: de norm, de rekening en wat er misgaat

Elke VvE moet een reservefonds aanhouden voor onderhoud dat niet jaarlijks terugkeert: het dak, de gevel, de lift, het schilderwerk. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk gaat het op drie punten mis — de hoogte van de dotatie, de plek waar het geld staat, en de onderbouwing waarmee je het aan de vergadering uitlegt.

Twee routes naar de norm

Er zijn twee manieren om vast te stellen hoeveel er jaarlijks bij moet. De eerste is een actueel meerjarenonderhoudsplan: je telt per element de geraamde kosten gedeeld door de cyclusduur bij elkaar op. Een dak van 68.000 euro met een cyclus van 25 jaar vraagt 2.720 euro per jaar; buitenschilderwerk van 24.000 euro met een cyclus van zes jaar vraagt 4.000 euro. Bij elkaar heb je de dotatie.

De tweede route geldt als er geen actueel MJOP ligt: een half procent van de herbouwwaarde uit de opstalverzekering. Bij een herbouwwaarde van 2,4 miljoen euro is dat 12.000 euro per jaar. Die route is eenvoudiger maar grover; hij houdt geen rekening met de staat van uw complex.

Waarom een aparte rekening ertoe doet

Het reservefonds hoort op een afzonderlijke betaal- of spaarrekening ten name van de VvE. Niet op de exploitatierekening, en al helemaal niet op een rekening van de beheerder. Twee redenen. De eerste is aantoonbaarheid: als het geld op één rekening staat, kan niemand zien of het gespaarde bedrag er nog is of dat het is opgegaan aan lopende lasten. De tweede is bescherming: geld op een rekening ten name van de VvE valt niet in het vermogen van uw beheerder.

Dit is ook het eerste waar een kascommissie op stuit. Een reservefondssaldo in de jaarrekening dat niet overeenkomt met een bankafschrift van een rekening op naam van de VvE is een gesprek dat u niet wilt voeren.

De veelgemaakte fout: dotatie los van het plan

Veel VvE's hebben een dotatie die ooit is vastgesteld en sindsdien met de inflatie is meegelopen. Het MJOP is intussen zes jaar oud en de bouwkosten zijn met tientallen procenten gestegen. Op papier klopt de reservering; in werkelijkheid ligt er een tekort dat pas zichtbaar wordt als het dak aan de beurt is en er een extra bijdrage moet worden geheven.

De remedie is niet ingewikkeld: actualiseer het MJOP elke drie tot vijf jaar, en reken de dotatie er ieder jaar opnieuw tegenaan. Een liquiditeitsprognose over tien jaar laat direct zien in welk jaar het saldo onder nul zakt — dat is een veel overtuigender agendapost dan een abstracte oproep om meer te sparen.

Wat wij hiermee doen

Bij ons staat de sparingsnorm als expliciete regel in de regelset van uw VvE, met verwijzing naar het besluit of het wetsartikel waarop hij berust. Elke begroting wordt daaraan getoetst en bij een tekort komt er een signalering met een concreet bedrag. Ontbreekt er een afzonderlijke reservefondsrekening, dan meldt het systeem dat ook — bij elke jaarrekening opnieuw, tot het geregeld is.

Verder lezen

• Wie betaalt wat in een VvE: gemeenschappelijk of privé
• ALV-termijnen en quorum: hoe besluiten aantastbaar worden