ALV-termijnen en quorum: hoe besluiten aantastbaar worden

De algemene ledenvergadering is de plek waar een VvE haar besluiten neemt, en tegelijk de plek waar die besluiten het gemakkelijkst onderuit gaan. Niet vanwege de inhoud, maar vanwege de vorm.

De oproepingstermijn

Uw reglement noemt een minimumtermijn tussen de verzending van de oproeping en de vergaderdatum — in de meeste modelreglementen vijftien dagen. Die termijn is hard. Een besluit dat is genomen op een vergadering waarvoor te laat is opgeroepen, is vernietigbaar. Een eigenaar die het er niet mee eens is heeft daarmee een kant-en-klaar argument, ongeacht de inhoud van het besluit.

De praktische les: reken terug vanaf de vergaderdatum, niet vooruit vanaf vandaag. Een vergadering op 20 mei met een termijn van vijftien dagen betekent dat de oproeping uiterlijk 5 mei de deur uit moet. Alles wat daarvóór moet gebeuren — conceptjaarrekening, kascommissiecontrole, bestuursakkoord op de agenda — schuift dus mee naar voren.

Het quorum

De meeste reglementen eisen dat een bepaald deel van de stemmen aanwezig of vertegenwoordigd is. Dat aandeel wordt berekend op breukdelen, niet op koppen: vier eigenaren met breukdelen van 22, 26, 26 en 26 honderdsten leveren heel verschillende gewichten op. Volmachten tellen mee, meestal met een maximum per gevolmachtigde.

Reken het quorum vóór aanvang uit, niet tijdens de rondvraag. Blijkt het niet gehaald, dan kunt u de vergadering alsnog houden als informatieve bijeenkomst en direct een tweede vergadering uitroepen — dat scheelt een ronde.

De tweede vergadering

Wordt het quorum niet gehaald, dan voorziet uw reglement in een tweede vergadering binnen een bepaald venster, met afwijkende besluitregels: vaak geen quorumeis meer. Let op de ondergrens van dat venster; een tweede vergadering die te snel volgt is net zo aantastbaar als een te late oproeping.

Meerderheid per besluittype

Niet elk besluit vraagt dezelfde meerderheid. Een gewoon besluit haalt het met de helft plus één van de uitgebrachte stemmen. Wijziging van het huishoudelijk reglement vraagt in veel reglementen twee derde. Vernieuwing of verbouwing eveneens. Wijziging van de splitsingsakte vraagt een versterkte meerderheid die in de wet is verankerd. Onthoudingen tellen niet mee als uitgebrachte stem — dat maakt in een krappe stemming het verschil.

De praktische fout is dat het besluittype pas achteraf wordt bepaald, als de stemmen al geteld zijn. Zet het besluittype in de agenda, vóór de oproeping. Dan weet iedereen waar hij aan toe is, en kunt u de uitslag ter plekke aan de juiste eis toetsen.

Wat wij doen

Wij plannen de hele cyclus terug vanaf de vergaderdatum en signaleren minstens veertien dagen vóór een dreigende overschrijding. Een oproeping die de termijn niet haalt wordt geblokkeerd — met een expliciete melding in plaats van een stille fout. Het quorum wordt vooraf berekend op breukdelen, en elke stemuitslag wordt getoetst aan de meerderheid die bij dat besluittype hoort. Die toets komt letterlijk in de notulen te staan.

Verder lezen

• Reservefonds VvE: de norm, de rekening en wat er misgaat
• Wie betaalt wat in een VvE: gemeenschappelijk of privé