Kennisbank · 5 minuten · bijgewerkt 18 september 2026
VvE-administratie: wat moet een VvE bijhouden?
Welke stukken een VvE moet bijhouden, wanneer de jaarrekening klaar moet zijn en hoe lang je alles bewaart. Met wat je van je beheerder mag vragen.
Wat kost het bij ons? Bekijk wat het kost →
Een VvE houdt een financiële administratie bij, een overzicht van de eigenaren per appartementsrecht en de besluiten met de notulen. Het bestuur legt binnen zes maanden na afloop van het boekjaar rekening en verantwoording af aan de vergadering. De financiële stukken bewaar je zeven jaar.
De financiële administratie
Dit is het grootste deel: de begroting, de bijdragen per appartement, de betalingen aan leveranciers en een overzicht van wie nog moet betalen. Het reservefonds hoort op een aparte rekening, zodat je altijd kunt laten zien dat het gespaarde geld er echt is. Blijft een eigenaar achter met betalen, lees dan achterstallige bijdragen innen.
Aan het eind van het jaar komt daar de jaarrekening uit: een balans en een overzicht van inkomsten en uitgaven, met een toelichting. De kascommissie controleert die, daarna beslist de vergadering.
De eigenaren
De VvE houdt bij wie eigenaar is van welk appartementsrecht, met het breukdeel en de contactgegevens. Dat overzicht bepaalt wie een bijdrage betaalt en wie mag stemmen. Bij elke verkoop verandert het, en wie het niet bijwerkt, stuurt de nota naar de vorige eigenaar. De VvE is verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens.
Besluiten en notulen
Elk besluit van de vergadering verandert wat er in de VvE geldt. Een besluit over de huisdieren, de bijdrage of het onderhoud werkt jaren door. Houd daarom naast de notulen een besluitenlijst bij, zodat je bij een vraag niet door tien jaar verslagen hoeft te bladeren.
Het archief
De splitsingsakte, de reglementen, het meerjarenonderhoudsplan, de polissen, de contracten met leveranciers en de keuringsrapporten. Die stukken heb je nodig bij elke lekkage, elke verkoop en elke discussie over wie iets moet betalen. Wissel je van beheerder, vraag ze dan tegelijk met de opzegging op; zie VvE-beheerder opzeggen.
Hoe lang bewaar je wat?
De financiële administratie bewaar je zeven jaar: jaarrekeningen, bankafschriften, facturen en de debiteurenadministratie. Notulen, besluiten, de akte en de reglementen bewaar je langer. Ze vormen het kader van de VvE en zijn na tien jaar nog even geldig.
Wie doet het?
In een kleine VvE doet de penningmeester het vaak zelf, soms met een boekhouder voor de jaarrekening. In een grotere VvE besteedt het bestuur het meestal uit. Wat je kunt uitbesteden en wat bij het bestuur blijft, staat in VvE-beheer uitbesteden.
Wat kost het bij ons?
€ 13,31 per appartementsrecht per maand, inclusief btw (€ 11,00 exclusief), zonder toeslagen. Het eerste jaar is gratis. Daarnaast betalen jullie alleen leveranciers en professionals die je zelf inschakelt.
Bekijk wat het kostVeelgestelde vragen
Hoe lang moet een VvE haar administratie bewaren?
Zeven jaar voor de financiële administratie: jaarrekeningen, bankafschriften, facturen en de debiteurenadministratie. Notulen, besluiten, de splitsingsakte en de reglementen bewaar je langer, omdat ze bepalen wat er in de VvE geldt.
Wanneer moet de jaarrekening van de VvE klaar zijn?
Het bestuur legt binnen zes maanden na afloop van het boekjaar rekening en verantwoording af aan de vergadering. De kascommissie controleert de stukken vooraf en adviseert de vergadering over goedkeuring.
Wat is het exploitatieresultaat van een VvE?
Het verschil tussen de inkomsten van de VvE in een jaar, vooral de bijdragen, en de kosten van dat jaar, zoals ze in de jaarrekening staan. Wat er met een overschot of tekort gebeurt, beslist de vergadering.
Wat doet de kascommissie van een VvE?
De kascommissie bestaat uit eigenaren die de jaarrekening en de onderliggende stukken controleren voordat de vergadering erover beslist. Ze adviseert de vergadering over goedkeuring van de stukken en over decharge van het bestuur.