Vragen die besturen echt stellen.

Ja. De wet vraagt een afzonderlijke betaal- of spaarrekening ten name van de VvE. Vermenging met de exploitatierekening maakt het onmogelijk om aan te tonen dat het gespaarde geld er ook echt is, en het is een van de eerste dingen waar een kascommissie op stuit.

Er zijn twee routes. Met een actueel meerjarenonderhoudsplan reserveert u wat het plan per jaar vraagt. Zonder MJOP geldt een half procent van de herbouwwaarde uit de opstalverzekering. Wij toetsen de begroting elk jaar aan de gekozen norm en melden het expliciet als de dotatie tekortschiet.

Het traject loopt vast: herinnering, aanmaning, ingebrekestelling met veertiendagenbrief, en pas daarna overdracht aan een incassopartij. Geen enkele stap wordt overgeslagen, ook niet bij hoge bedragen — een overgeslagen ingebrekestelling kost u de incassokosten. Bij een betaling of een betalingsregeling stopt het traject onmiddellijk. Overdracht aan een deurwaarder is altijd een besluit van een mens.

Dat hangt af van uw splitsingsakte. In veel akten zijn de kozijnen gemeenschappelijk en is het glas privé, maar er zijn genoeg VvE’s waar dat anders ligt. Wij lezen het per bouwdeel uit uw eigen stukken en noteren het artikel erbij. Staat het er niet in, dan zeggen wij dat en leggen wij het voor.

De melding wordt binnen een minuut herkend als spoed, de melder krijgt bevestiging, de dienstdoende leverancier wordt gebeld en het bestuur wordt geïnformeerd. Binnen de spoedgrens uit uw beheerovereenkomst mag er direct opdracht worden gegeven om verdere schade te voorkomen; daarboven wordt het bestuur eerst benaderd.

Alleen tot de grens die in uw beheerovereenkomst staat. Daarboven is een bestuursbesluit nodig, en boven de grens uit het reglement een besluit van de vergadering. Boven de offertedrempel vragen wij het aantal offertes op dat uw reglement voorschrijft en leggen die vergelijkend voor.

Dan zijn de genomen besluiten aantastbaar. Om die reden blokkeert ons systeem een oproeping die de termijn uit uw reglement niet haalt, met een expliciete melding aan de beheerder. De vergadering verplaatsen is vervelend; een vernietigd besluit is duurder.

Dan wordt er een tweede vergadering uitgeroepen binnen het venster dat uw reglement noemt, met de afwijkende besluitregels die daarbij horen. Wij rekenen het quorum vooraf uit op basis van breukdelen en presentie inclusief volmachten, zodat u het vóór aanvang weet in plaats van erna.

Elk agendapunt krijgt een besluittype, en per besluittype staat de vereiste meerderheid in uw regelset. De stemtelling wordt daaraan getoetst, met een waarschuwing als de eis niet gehaald is of als het quorum ontbrak. Dat komt letterlijk zo in de notulen te staan.

Ja. Uw bestuur heeft een vaste beheerder. Het verschil is dat die beheerder zijn dag niet meer besteedt aan het overtypen van facturen en het najagen van aanmaningen, maar aan de zaken waar een oordeel voor nodig is.

Zelfstandig uitgevoerde stappen wachten eerst in een intrekvenster: uitgaande post dertig minuten, werkorders vier uur. Binnen dat venster kan de beheerder terugdraaien. Daarnaast houden wij bij welk aandeel van de zelfstandige stappen wordt teruggedraaid; die trend is voor ons het echte kwaliteitssignaal.

Uw VvE is verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn verwerker. Wij sluiten per VvE een verwerkersovereenkomst met een expliciete grondslag voor geautomatiseerde verwerking, hanteren de wettelijke bewaartermijnen en nemen stappen met rechtsgevolg voor een individuele eigenaar nooit volledig geautomatiseerd.