Achterstallige bijdragen innen zonder je vordering te verspelen

Een debiteurenstand van meer dan twee procent van de jaarlijkse bijdragen is voor een VvE geen boekhoudkundig detail: het betekent dat de andere eigenaren de lasten voorschieten. Tegelijk is te hard van stapel lopen duurder dan te zacht — een stap overslaan kost u het recht op de incassokosten.

De volgorde

1. Betalingsherinnering. Kosteloos, vriendelijk van toon. Een week na de vervaldatum. In veruit de meeste gevallen was het gewoon vergeten.
2. Aanmaning. Twee weken later. Nu met de reglementaire rente en, als uw reglement die kent, de reglementaire boete. Met een aankondiging van de volgende stap.
3. Ingebrekestelling met veertiendagenbrief. De brief die uw recht op buitengerechtelijke incassokosten vestigt. De termijn van veertien dagen loopt vanaf de dag ná ontvangst — reken dus met vijftien dagen, niet met veertien.
4. Overdracht. Pas hierna naar een incassobureau of deurwaarder. Dat is een beslissing van een mens, niet van een systeem.

Wat de vordering vergroot

Naast de hoofdsom kunt u rente vorderen — het percentage staat in uw reglement — en de buitengerechtelijke incassokosten volgens de wettelijke staffel: vijftien procent over de eerste 2.500 euro, tien procent over de volgende 2.500, met een minimum van veertig euro. Kent uw reglement een boetebeding, dan komt die daar bovenop, mits het beding rechtsgeldig is toegepast.

Zet die bedragen expliciet op de brief, met het artikel erbij. Een aanmaning waarin alleen een totaalbedrag staat, nodigt uit tot discussie; een specificatie met verwijzing doet dat niet.

Wanneer het traject stopt

Bij een betaling of een betalingsregeling stopt het traject onmiddellijk. Dat lijkt vanzelfsprekend, maar het is precies de plek waar geautomatiseerde processen scheefgaan: een aanmaning die de dag na de betaling alsnog de deur uit gaat, kost meer goodwill dan de hele vordering waard is.

Ook bij een tweede storno of een inhoudelijke betwisting hoort het traject te stoppen. Een eigenaar die betwist, betwist ergens om; dat uitzoeken is mensenwerk. Doorgaan met standaardbrieven levert in het beste geval een geïrriteerde eigenaar op en in het slechtste een procedure die u had kunnen voorkomen.

Bij verkoop

Openstaande bijdragen komen in de verkoopopgave aan de notaris te staan en worden bij de levering verrekend. Dat is in de praktijk het meest effectieve incassomoment dat er is — mits de opgave klopt en op tijd de deur uit gaat.

Verder lezen

• Reservefonds VvE: de norm, de rekening en wat er misgaat
• Wie betaalt wat in een VvE: gemeenschappelijk of privé