Privacy

Deze tekst beschrijft hoe wij omgaan met persoonsgegevens in het beheer van uw VvE. Hij is bedoeld als uitgangspunt en wordt per VvE vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

Rolverdeling

Uw VvE is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van eigenaren en bewoners. Wij zijn verwerker: wij verwerken die gegevens uitsluitend in opdracht van de VvE en op basis van een verwerkersovereenkomst.

Welke gegevens

Naam, correspondentieadres, e-mailadres, telefoonnummer, bankrekeningnummer, het appartementsrecht waaraan iemand is gekoppeld en de financiële historie die daarbij hoort. Bij meldingen ook de inhoud van de correspondentie en eventuele foto's van schade.

Geautomatiseerde verwerking

Een deel van de uitvoering verloopt geautomatiseerd. Beslissingen met rechtsgevolg voor een individuele eigenaar — het incassotraject, overdracht aan een deurwaarder, toepassing van een boetebeding — worden nooit uitsluitend geautomatiseerd genomen. Daar zit altijd een menselijke beoordeling tussen, en die beoordeling wordt vastgelegd.

Bewaartermijnen

Administratie en onderliggende stukken worden bewaard zolang de wet dat vereist. Notulen en besluiten worden langer bewaard omdat ze het geldende kader van de VvE vormen. Correspondentie zonder administratieve waarde wordt na afloop van de bewaartermijn verwijderd.

Uw rechten

U heeft recht op inzage, correctie en verwijdering van uw gegevens. Inzage kunt u zelf doen: in de bewoners-app haalt u met één handeling alles op wat over u is vastgelegd. Verwijdering betekent in de praktijk anonimisering: uw naam, contactgegevens en bankrekening verdwijnen, maar nota's, stemmen en besluiten blijven als administratie van de VvE bewaard zolang de wet dat vereist — een vereniging moet jaren later nog kunnen aantonen wie waarvoor heeft betaald en gestemd. Verwijdering kan pas na het einde van uw eigendom en nadat openstaande bijdragen zijn voldaan. Verzoeken lopen via het bestuur van uw VvE of rechtstreeks via hallo@nvvem.nl.