Overstappen van VvE-beheerder: wat je moet opvragen

Een beheerderswissel is voor een bestuur vooral een administratieve operatie. De valkuil is dat het nieuwe kantoor begint met wat het krijgt aangeleverd, zonder te controleren of dat compleet en juist is. Drie maanden later blijkt dan dat de beginbalans niet aansluit of dat er een debiteur ontbreekt.

Eerst: mag u opzeggen?

Kijk in de beheerovereenkomst naar de opzegtermijn en naar de vraag of opzegging een besluit van de vergadering vereist. In veel gevallen is de beheerder benoemd door de vergadering en moet de opzegging daar ook vandaan komen. Zet het als apart agendapunt op, met het besluittype erbij, zodat de meerderheid ter plekke te toetsen is.

Wat u opvraagt

Splitsingsakte en modelreglement, huishoudelijk reglement, notulen en besluitenlijsten van vijf jaar, jaarrekeningen en begrotingen van drie jaar, de staat van eigenaren met openstaande saldi, het MJOP, verzekeringspolissen met herbouwwaarde, lopende contracten met opzegtermijnen, keuringsrapporten, en de bankgegevens van zowel de exploitatie- als de reservefondsrekening.

Deze stukken zijn eigendom van de VvE, niet van de beheerder. Een kantoor dat moeilijk doet over de overdracht zegt daarmee vooral iets over de reden waarom u vertrekt.

Het verschillenrapport

Leg het aangeleverde dossier naast de werkelijkheid en maak de verschillen expliciet, met onderscheid tussen blokkerend en aandachtspunt. Een appartementsrecht dat wel in het dossier staat maar niet in de administratie is blokkerend. Een debiteurensaldo dat drie euro afwijkt is een aandachtspunt. Dat onderscheid voorkomt dat de overname vastloopt op ruis.

De eerste honderd dagen

Het zwaartepunt van een overname ligt niet in de bediening maar in het inlezen: het omzetten van uw akte en reglementen naar expliciete regels, en het accorderen daarvan. Reken op een aantal uren van uw bestuur, verdeeld over twee sessies. Daarna wordt het rustig — en dat is precies de bedoeling.

Verder lezen

• Reservefonds VvE: de norm, de rekening en wat er misgaat
• Wie betaalt wat in een VvE: gemeenschappelijk of privé